‹

Как работать с ЭПД (электронными перевозочными документами)

ЭПД — это юридически значимые электронные перевозочные документы, цифровые аналоги традиционных транспортных документов, которые формируются в цифровом виде по строгим XML-схемам, утверждённым Федеральной налоговой службой, и заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью. В конфигурацию «Торговое предприятие 7», начиная с 55-го релиза, включены документы для создания следующих видов ЭПД:

Электронный заказ-заявка (ЭЗЗ) — оформляется для согласования условий перевозки между отправителем и перевозчиком. Заказ используется при отсутствии договора, заявка — если договор уже есть. Оформляется документом «ЭПД Исходящие электронные заявки/заказы». Процесс оформления заказа/заявки см. «Как оформить Электронный заказ (заявку)»
Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — подтверждает заключение договора перевозки и фиксирует факт передачи груза между участниками. Является основанием для признания транспортных расходов и налоговых вычетов. Оформляется документом «ЭПД: Исходящая электронная транспортная накладная» и «ЭПД: Входящая электронная транспортная накладная» при каждой коммерческой перевозке груза сторонним перевозчиком. Процесс оформления ЭТрН см. «Как оформить Электронную транспортную накладную (ЭТрН)».
Электронный путевой лист (ЭПЛ) — необходим для учёта работы водителя и транспортного средства, а также контроля за маршрутами и пробегом. Фиксирует данные о транспортном средстве, водителе, маршруте, медосмотрах и техническом состоянии. Оформляется документом «ЭПД Электронные путевые листы» перед каждым рейсом (или сменой) транспортного средства. Процесс оформления ЭПЛ см. «Как оформить Электронный путевой лист (ЭПЛ)».

Для документов ЭПД предусмотрены печатные формы, а для ЭПЛ предусмотрена печать QR-кода с информацией для сотрудников ДПС и проверяющих, позволяющий проверить регистрацию рейса в ГИС ЭПД даже при отсутствии связи по Internet.

Принципиальное отличие электронных ЭПД от бумажных бланков заключается в том, что каждая операция с таким документом автоматически регистрируется в единой государственной системе (ГИС ЭПД), что исключает возможность двойного документооборота и обеспечивает сквозную прослеживаемость груза для всех участников перевозки и контролирующих органов. Принцип работы ГИС ЭПД построен на обмене файлов через аккредитованных операторов информационных систем ЭПД (ИС ЭПД). Операторы выступают в качестве посредников, обеспечивающих техническую передачу сведений между сторонами и их последующую отправку в ГИС ЭПД. Документооборот считается завершенным только после подписания в документах всех обязательных титулов всеми участниками. Бумажные документы будут допускаться только в исключительных случаях, например, при оказании услуг физическим лицам, для личных нужд или при форс-мажорных обстоятельствах.

В реестре Минтранса России содержится список всех аккредитованных операторов, с одним из которых компания-участник обязана заключить договор на оказание услуг по работе с электронными перевозочными документами. Оператор ЭДО не обязательно будет оператором ИС ЭПД.

Для поставщиков поддержаны две схемы работы:

поставщик доставляет товары покупателям с помощью транспортной компании. Последовательность документов для этой схемы работы следующая:

поставщик формирует документ «ЭПД: Исходящая электронная заявка/заказ», которая фиксирует, когда, кому и какие товары должны быть отправлены и отправляет документ перевозчику;
перевозчик принимает заявку, после чего поставщик формирует документ «ЭПД: Исходящая электронная транспортная накладная» со списком передаваемых товаров и отправляет ее перевозчику и покупателю;
перевозчик принимает накладную и эту же накладную получает покупатель, у которого она загружается в документ «ЭПД: Входящая электронная транспортная накладная»;
перевозчик доставляет груз на склад покупателя;
покупатель сверяет состав полученных товаров и принимает входящую транспортную накладную. Перевозчик фиксирует, что груз передан покупателю;

поставщик развозит товары с алкогольной продукцией собственным автотранспортом. В этом случае поставщик оформляет документ «ЭПД: Электронный путевой лист» (ЭПЛ), в котором фиксируется маршрут и перед выпуском машины в рейс ставятся нужные отметки врачом и техниками о готовности водителя и машины к рейсу. Других документов о перевозке в этом случае оформлять не надо. В конфигурации поддержана возможность подписания ЭПЛ как врачом и техниками из числа штатных сотрудников, так и сторонними специалистами.

Для покупателей поддержана схема работы, когда поставщик доставляет товары покупателям с помощью транспортной компании, т.к. доставка собственным автотранспортом поставщика не требует от покупателя отражения документов в ГИС ЭПД.

Реализован механизм связывания электронных транспортных накладных (ЭТРН) с документами учёта, ЭДО и ЕГАИС. Документ заявки может быть создан на основании документов отгрузки, а документы поступления могут быть созданы из входящей заявки с фиксацией фактически поступивших товаров. Работа с документами ЭПД осуществляется через сервер ЭДО Торгового предприятия и имеет такой же интерфейс, как и при работе с документами ЭДО. Настойка для работы с оператором ЭПД аналогична настройке для работы с оператором ЭДО.

В конфигурацию добавлен регистр, который автоматически фиксирует соответствие между ЭТРН и связанными документами приёмки (приходными накладными, ЭДО-сверками, ТТН поступления) по номеру, фирме и контрагенту — независимо от того, какой документ был загружен первым. Во все ключевые документы учёта и ГИС добавлены блоки с полями для связанных документов, статусами, подсказками о необходимости их наличия и визуальными индикаторами расхождений по количествам. Реализована возможность заполнения фактических количеств из подтверждённых связанных документов с учётом их статусов и приоритетов (ЭДО-сверка, затем ТТН, затем ЭТРН). Пользователь может вручную перезаполнить данные или воспользоваться кнопкой «Показать расхождения» со сводной таблицей по всем документам. При подписании документов выполняются проверки: расхождения с уже подписанными документами блокируют подписание, а расхождения с ещё не подписанными — выводят предупреждение и запрашивают подтверждение.

Переход на электронные документы требует от компаний получения электронных подписей и машиночитаемых доверенностей (МЧД) для сотрудников, заключение договора с оператором ИС ЭПД, регистрацию в личном кабинете ИС ЭПД сотрудников компании, задействованных в грузоперевозках, настройку справочников необходимых для оформления документов ЭПД и обучение сотрудников работе по оформлению документов ЭПД.

В конфигурации «Торговое предприятие 7» реализована функциональность автоматического обновления статусов документов ЭДО и ЭПД. Это позволяет сократить объём рутинных операций по ручной актуализации данных и поддерживать актуальное состояние документов без участия сотрудника. Для работы функциональности необходима расширенная подписка, установка флага «Автоматически обновлять статусы документов ЭПД» в закладке «Параметры» справочника «Настройки работы с операторами ЭДО/ЭПД» и настройка регламентного задания «Обновление статусов документов ЭПД».