Как оформить «ЭПД: Исходящая электронная транспортная накладная» (ЭТрН)

Документ «ЭПД: Исходящая электронная транспортная накладная» («Продажи» → группа «Электронные транспортные документы») оформляют, когда в цепочке появляется профессиональный перевозчик (транспортная компания или ИП-перевозчик), которого нанимают по отдельному договору.

Закон не требует оформлять ЭТрН в таких случаях:

• Собственный транспорт. Если поставщик перевозит груз своими машинами, и нет отдельного договора перевозки (доставка просто включена в цену товара), ЭТрН не нужна. Для учёта достаточно путевого листа.
• Самовывоз. Если грузополучатель забирает товар своим транспортом (на своей машине) и договор перевозки не заключается — ЭТрН не оформляется.
• Внутренние перемещения. Когда груз перемещается между структурными подразделениями одной организации (например, между складами или филиалами), это не внешняя перевозка — ЭТрН не требуется.

Документ «ЭПД: Исходящая электронная транспортная накладная» создает грузоотправитель после того, как его заявка на перевозку (ЭЗЗ) принята перевозчиком. Он заполняет первый титул (Т1): вписывает данные всех участников, сведения о грузе, адреса погрузки и выгрузки, условия перевозки и погрузки. После заполнения титул подписывается электронной подписью. Обычно для руководителя или ИП используется УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись). Если подписывает сотрудник, может потребоваться МЧД (машиночитаемая доверенность). Подписанный титул отправляется перевозчику.

После того как грузоотправитель запустил документ, остальные участники по очереди заполняют и подписывают свои титулы:

• Перевозчик (или водитель) подписывает титул при приёмке груза (Т2) и при сдаче (Т4).
• Грузополучатель подписывает титул, фиксируя приёмку и состояние груза (Т3).

 Ниже представлена цепочка подписаний документа «ЭПД: Исходящая электронная транспортная накладная»:

1. При подаче транспортного средства на погрузку грузоотправитель на основании документа «ЭПД: Исходящая электронная заявка/заказ» создает документ «ЭПД: Исходящая электронная транспортная накладная». В документе автоматически заполняется шапка, табличная часть с данными о перевозимых товарах и табличная часть с данными об участниках перевозки, транспортном средстве, водителе, маршруте и условиях доставки. После проверки правильности заполнения документа грузоотправитель подписывает свой титул (Т1) квалифицированной электронной подписью — выполняет команду «ЭДО» -> «Работа с документом». После подписания титула 1 документ становится доступен следующему участнику перевозки.
2. Подписанный файл попадает к оператору ИС ЭПД, он автоматически проверяет документ и направляет его в ГИС ЭПД и перевозчику.
3. Перевозчик получает доступ к документу через своего оператора ИС ЭПД, принимает груз к перевозке, водитель и представитель компании подписывает свой титул (Т2), подтверждая согласие на выполнение рейса, и подписанный документ отправляют своему оператору.
4. Документ снова попадает к оператору ИС ЭПД, он проверяет его и перенаправляет в ГИС ЭПД и получателю.
5.  Грузополучатель после фактической приемки груза подписывает свой титул (Т3), фиксируя факт получения товара. При обнаружении расхождений или повреждений груза получатель обязан внести соответствующие отметки в электронную накладную. Документ снова уходит через оператора ЭПД в государственную систему ЭПД.
6. Когда получатель принимает груз, водитель и перевозчик завершает оформление документа, подписывая заключительный титул (Т4), что подтверждает выполнение всех обязательств по перевозке. После этого система документооборота ГИС ЭПД автоматически архивирует файл.

Документ «ЭПД: Исходящая электронная транспортная накладная» («Продажи» → группа «Электронные транспортные документы») может быть создан из списка документов вручную, но удобнее его создавать на основании принятого перевозчиком документа «ЭПД: Исходящая электронная заявка/заказ». В этом случае частично заполняются: шапка документа и табличные части «Товары» и «Информация о перевозке».

В шапке документа следует заполнить реквизит «Водитель» — выбирается из справочника «Водители».

В табличной части «Товары» большинство полей заполняется из документа-основания «ЭПД: Исходящая электронная заявка/заказ». Требуется проверить, заполнение следующих полей:

• «Плотность, кг/м3»;
• «Состояние груза» — заполняется элементом справочника «ЭПД: Состояние груза»;
• «Способ упаковки» — заполняется элементом справочника «ЭПД: Способ упаковки».

Табличная часть «Информация о перевозке» содержит следующие реквизиты:

• «Ограничение скорости движения» — указывается ограничение скорости (при необходимости);
• «Сведения о пломбах» — указывается состояние пломб, если они используются;
• «Владелец пункта погрузки» — выбирается элемент справочника «Контрагент»;
• «Причина отсутствие владельца пункта погрузки» — поле обязательно для заполнения, если не указан владелец пункта погрузки;
• «Метод определения массы груза» — значение реквизита выбирается из списка:
• «Взвешивание по общей массе»;
• «Взвешивание поосно»;
• «Расчетная масса груза».

В закладку «Информация о перевозке» включены группы параметров, которые по умолчания свернуты. Реквизиты группы будут видны после щелчка мыши на названии группы параметров.

Заполняемые реквизиты в группе параметров «Лицо, осуществляющее погрузку» зависит от наличия флага «Грузоотправитель осуществляет погрузку». При заданном флаге все остальные реквизиты в группе становятся недоступны.

Если флаг «Грузоотправитель осуществляет погрузку» не задан потребуется задать значения следующих реквизитов:

• «Компания, осуществляющая погрузку» — выбирается из справочника «Контрагенты»;
• «Договор на погрузку» — указывается договор с компанией на погрузку;
• «Должность» — лица, осуществляющего погрузку;
• «Фамилия», «Имя», «Отчество» — ФИО лица, осуществляющего погрузку.

В группу параметров «Требования к погрузке» входят следующие реквизиты:

• «Требование к верхнему пределу влажности AM» — поле копируется из документа-основания;
• «Требование к нижнему пределу влажности AM» — поле копируется из документа-основания;
• «Требование к верхнему пределу температуры AM» — поле копируется из документа-основания и корректируется по требованиям перевозимой номенклатуры. В табличной части «Товары» определяется номенклатура с заданным флагом «Требуется соблюдать температурный режим» и поле реквизита заполняется значением «Температура хранения от». Если таких товаров в табличной части несколько, то выбирается самая меньшая температура хранения номенклатуры;
• «Требование к нижнему пределу температуры AM» — поле копируется из документа-основания и корректируется по требованиям перевозимой номенклатуры. В табличной части «Товары» определяется номенклатура с заданным флагом «Требуется соблюдать температурный режим» и поле реквизита заполняется значением «Температура хранения до». Если таких товаров несколько, то выбирается самая меньшая температура хранения.

В группу параметров: «Требования к транспортировке» входят следующие реквизиты:

• «Адрес места погрузки» — указывается адрес склада грузоотправителя. Для заполнения адреса может быть использована функция «»;
• «Нормы перевозки» — выбирается элемент справочника «ЭПД: Нормы перевозки»;
• «Маршрут» — текстовое поле с описанием маршрута перевозки (поле необязательное);
• «Срок доставки груза» — текстовое поле с указанием срока доставки товаров (поле необязательное);
• «Дата прибытия под погрузку (факт.)» — фактическое дата и время прибытия ТС под погрузку;
• «Дата подачи транспортного средства» — планируемое дата и время подачи ТС под погрузку (поле заполняется из документа-основания);
• «Дата доставки груза» — дата/время доставки груза;
• «Дата убытия (факт.)» — фактическое дата и время убытия ТС из пункта погрузки.

В группу параметров «Ограничения по транспорту» входят следующие реквизиты:

• «Масса брутто груза» — фактический вес груза;
• «Состояние кузова (факт.)» — фактическое состояние кузова. Поле заполняется элементом справочника «ЭПД: Состояние кузова»;
• «Состояние тары (факт.)» — фактическое состояние тары. Поле заполняется элементом справочника «ЭПД: Состояние тары»;
• «Состояние упаковки (факт.)» — фактическое состояние кузова. Поле заполняется элементом справочника «ЭПД: Состояние упаковки»;
• «Количество мест (факт.)» — фактическое количество мест груза;
• при заданном флаге «Запрет перегрузки» перегрузка груза не допустима.

Реквизиты группы параметров «Сведения о переадресовке» заполняются при необходимости.

В группе параметров «Сведения о переадресовке» набор реквизитов определяется переключателем «Возможный инициатор переадресовки». Если инициатором переадресовки выступает «Получатель» потребуется в добавленном реквизите «Документ передачи полномочий по переадресовке» указать нужный элемент справочника «Договоры взаиморасчетов».

Также для переадресовки потребуется указать следующие реквизиты, входящие в группу «Контактная информация»:

• «Контактное лицо» — заполняется элементом справочника «Физические лица». После выбора контактного лица остальные реквизиты («Номер телефона», «Электронный адрес») заполняются из справочника;
• «Иные контактные данные» — дополнительные контакты, не указанные в справочнике «Физические лица».

Если инициатором переадресовки выступает «Отправитель», то набор реквизитов будет таким:

Для отправки документа оператору ИС ЭПД и подписания титула Т1 документ следует провести, а затем выбрать пункт «Работа с документом» меню «ЭДО».

Открывается форма «Исходящая электронная накладная» в которой указываются адреса двух контрагентов: компании покупателя и компании перевозчика. Для отправки документа следует выполнить пункт «Отправить документ» меню кнопки «Операции».

При отправке документа выполняются две проверки. Первая проверка, то что документ проведен. Вторая проверка – проверяются все вложенные данные для формирования данных при отправке. Поэтому отправка документа выполняется несколько дольше, чем отправка документа ЭДО.

В следующей форме следует указать сертификат ЭЦП и нажать кнопку «Выполнить операцию».

Документ ЭТрН отправляется перевозчику. В форме «Исходящая электронная транспортная накладная» отображается «Состояние: Отправлен» и описание статуса «Ожидается погрузка от грузоперевозчика».

Грузоперевозчик, получив ЭТрН, должен погрузить товар и в личном кабинете оператора ИС ЭПД зафиксировать получение груза. При необходимости грузоперевозчик оформляет «Оговорки и замечания при получении груза».

 

Грузоотправитель после отправки ЭТрН может узнать ее состояние в форме «Исходящая электронная транспортная накладная» через пункт «Обновить статус» меню кнопки «Операции».

Документ «ЭПД: Исходящая электронная заявка/заказ» отправляется покупателю и может быть загружен в базе ТП7 покупателя в форму списка документов «ЭПД: Входящие электронные транспортные накладные» (раздел «Закупки» группа «Электронные транспортные документы»).