Как оформить «ЭПД: Входящая электронная транспортная накладная»

Документ «ЭПД: Входящая электронная транспортная накладная» («Закупки» → группа «Электронные транспортные документы») формируется в базе Торгового предприятия на основании полученной от поставщика исходящей электронной транспортной накладной. Документ используется в схеме грузоперевозки, в которой поставщик доставляет товары покупателю с помощью транспортной компании.

Документ «ЭПД: Входящая электронная транспортная накладная» поступает к покупателю как подтверждение предстоящей или выполненной перевозки и является основанием для приёмки груза. Грузополучатель:

• просматривает титулы, сформированные грузоотправителем и перевозчиком;
• фиксирует факт получения груза, подписывая свой титул (Т3) с указанием даты/времени приёмки товара, состояния тары, упаковки, пломб и т. п.;
• при расхождениях грузоотправитель оформляет мотивированный отказ либо прикладывает акт и фотофиксацию.

Для загрузки документа «ЭПД: Входящая электронная транспортная накладная» в базу данных надо:

• перейти в форму списка документов («Закупки» → группа «Электронные транспортные документы» → ссылка «ЭПД: Входящая электронная транспортная накладная»);
• выполнить пункт «Загрузить документы» меню кнопки «ЭДО» ();

• открывается форма «Загрузка документов», в которой надо указать:
• фирму по которой загружаются документы;
• оператора ИС ЭПД. Если оператор не указан, будут загружены документы по всем операторам, настройки для которых есть у фирмы;
• период, за который будут загружаться документы;
• сертификат электронной подписи.

Заполнив нужные данные следует нажать кнопку «Запросить документы».

• нажмите кнопку «ОК» в сообщении о выполнении запроса.

•  снимите флаг у документов работа с которыми завершена и оставьте флаг у документов со статусом «Ожидаются действия пользователя»;

• нажмите кнопку «Записать документ» — документы с установленным флагом сохраняются в базе данных, и они добавляются в список документов «ЭПД: Входящая электронная транспортная накладная» со статусом «Требуется выполнить приемку документа».

Для приемки документа «ЭПД: Входящая электронная транспортная накладная» необходимо в табличной части «Товары» указать в каждой строке табличной части фактические данные по поступлению: фактическое количество товара, фактическая масса товара, фактическое состояние груза (выбирается элемент справочника «ЭПД: Состояние груза»), и т.д.

При заполнении табличной части «Товары» можно использовать кнопки:

• «Заполнить» — при вызове меню становится доступен пункт «Состояние груза (факт)», выбрав который можно поле «Состояние груза (факт.)» для всех товаров заполнить выбранным элементом справочника «ЭПД: Состояние груза»;
• «Показать» — при вызове меню становится доступен пункт «Данные поставщика», выбрав который в табличную часть «Товары» добавится поле «Наименование товара поставщика»;
• «Заполнение кол-ва (факт.) сканером» — при «нажатой» кнопке сканирование штрихкода товара увеличивает фактическое количество товара. Если товара в табличной части нет, то добавляется строк с найденным товаром и «Фактическое количество» становится единицей. Если кнопки «отжата», то при сканировании штрихкода товара происходит позиционирование курсора на строке с товаром. Если в табличной части товара нет, то выдается предупреждающее сообщение;
• «Очистить фактические данные» — при нажатии кнопки выдается предупреждающее сообщение о том, что фактические данные у товаров будут очищены. Если пользователь дает согласие на очистку данных, они очищаются и пользователь может заполнить их самостоятельно.

В табличной части «Информация о перевозке» следует указать значения следующих реквизитов:

• «Общие сведения о фактическом состоянии груза» — произвольная не лимитированная текстовая строка;
• «Дата подачи транспортного средства (факт.)» — дата и время фактического прибытия ТС на пункт выгрузки;
• «Дата подачи транспортного средства под выгрузку» — дата и время начала разгрузки ТС;
• «Дата убытия (факт.)» — дата и время отъезда ТС из пункта выгрузки.

После этого надо провести документ и отправить документ оператору ИС ЭПД. Если при проведении будет обнаружена ошибка заполнения документа, например, время убытия ТС раньше, чем время подачи, её следует исправить и заново попытаться провести документ.

После проведения документа следует выполнить пункт «Работа с документом» меню «ЭДО». Открывается форма «Входящая электронная транспортная накладная».

Далее в меню кнопки «Операции» грузополучатель может выбрать пункты:

• «Принять документ» — принять документ и отправить подтверждение грузоотправителю и перевозчику;
• «Отклонить документ» — отклонить документ.

Затем проверяются данные о сертификате ЭЦП и нажатием кнопки «Выполнить операцию» документ отправляется оператору ИС ЭПД.

ЭПД_вх_ЭТрН_Вып_опе

После выполнения операции документ получает статус «Ожидаются сторонние действия вне Торгового предприятия 7» и в форме выводится пояснение для пользователя «Ожидается разгрузка от грузоперевозчика».

После завершения разгрузки грузоперевозчик в личном кабинете оператора ИС ЭПД делает отметку об этом и в ТП7 следует выполнить пункт «Обновить статус» меню кнопки «Операции».

После выполнения операции у документа статус становится «Завершен» и в пояснении будет указано: «Работа с документом завершена».

 

После завершения работы с документом «ЭПД: Входящая электронная транспортная накладная» рекомендуется оформить документ учета поступления товаров. Для этого в реквизите «Вид документа учета» следует указать документ «Приходная накладная», либо другой документ поступления товара («Приходная накладная реализации», «Возврат от покупателя», «Возврат от комиссионера», «Внутренние перемещения») и проверти документ. А затем кнопкой «Сформировать документ поступления» создать документ учета.

Примечание. Документ «Внутренние перемещения» добавляется в список устанавливается для документов, если был найден документ «ЭПД: Исходящая электронная транспортная накладная». Если в качестве документа учета выбрано значение «Внутренние перемещения», то, исходя из того на основании чего создана исходящая ЭТРН, в качестве документа учета побирается либо документ «Приходная накладная внутренняя», либо документ «Поступление из дороги».

Так как в ЭТрН документы и суммы не указываются их в документе учета придется указать вручную.

 

После проведения документа учета доставленные товары считаются принятыми на товарный учет покупателя.