Как настроить работу с платежными картами для питания сотрудников

Платежные карты с настроенным «Биллингом платежных карт» могут быть использованы для питания сотрудников как собственного кафе (столовой), так и сотрудников сторонней организации.

Для этого потребуется:

• заключить договор со сторонней организацией, о том, что сотрудники этого предприятия будут питаться в кафе/столовой за безналичные средства, ежемесячно начисляемые на карты сотрудников. Потраченные средства в конце месяца будут перечислены на счет пункта питания;
• создать платежные карты в «Торговом предприятии 7» для каждого сотрудника. На карты регламентным заданием ежемесячно перечисляется фиксированная сумма, которая может быть использована только на оплату в данном пункте общепита. Если деньги на платежной карте закончатся, сотрудник может доплатить не достающую сумму наличными.

Создание платежных карт начинается с создания элемента справочника «Виды платежных карт» («Справочники» → группа «Розница» → подгруппа «Настройки ККМ»).

В справочнике «Виды платежных карт» кнопкой «Создать» откройте форму нового элемента справочника.

В созданном элементе справочника заполните реквизит «Наименование», например, «Питание сотрудников» и нажмите кнопку «Записать и закрыть».

Примечание. Остальные реквизиты заполнять не надо.

После создания элемента справочника «Виды платежных карт» создайте для каждого сотрудника платежные карты. Для этого:

• откройте справочник «Платежные карты» («Справочники» → группа «Розница»);
• нажатием кнопки «Создать» создайте платежные карты сотрудников.

В карте заполните реквизиты:

• «Номер карты» — это может быть номер телефона сотрудника;
• «Наименование», например, фамилия сотрудника;
• «Вид карты» — указывается нужный элемент справочника «Виды платежных карт». В нашем случае «Питание сотрудников»;
• при необходимости, могут быть заполнены паспортные данные сотрудника и его контактная информация.

На карту потребуется ежемесячно переводить определенную сумму, например, 10000 рублей. Что бы автоматизировать этот процесс следует в реквизите «Схема начисления» создать элемент справочника «Схема начисления средств на платежную карту» («Финансы» → группа «Справочники» → подгруппа «Платежные карты»).

В созданном элементе справочника «Схема начисления средств на платежную карту» заполняем:

• «Наименование» — например, «10000 на питание сотрудников»;
• «Способ начисления» «Фиксированный» — оставляем без изменения;
• «Сумма начисления» — в нашем примере «10000 рублей»;
• флаг «Суммы начисляются периодически». В поле реквизита «с периодичностью» оставляем значение «Месяц». Дата начисления средств будет определяться датой первоначального начисления. Например, если первый раз начислили деньги 3-го числа, то следующее начисление будет выполнено 3-го числа следующего месяца;
• флаг «В конце периода сумма на карте сгорает» ставится на усмотрение руководства предприятия. Если накапливать средства на карте не планируется, то флаг надо установить;
• если по платежным картам питаются сотрудники нашей организации, реквизиты в группе «Параметры взаиморасчетов при начислении на карты» не задаются. Если питаются сотрудники сторонних организаций, то фирма, в которой они работают: должна оплачивать их питание, в этом случае реквизиты в группе «Параметры взаиморасчетов при начислении на карты» необходимо задать.

 

После создания нужного количества платежных карт следует начислить средства на эти карты. Это выполняется документом «Начисление на платежные карты» (Финансы» → группа «Документы» → подгруппа «Платежные карты» → ссылка «Начисления на платежные карты»).

Заполните реквизит «Схема начисления». Если в выбранной схеме начисления были заданы реквизиты группы «Параметры взаиморасчетов», то «Контрагент» документа и «Договор» заполнятся автоматически. В нашем случае эти реквизиты становятся не доступны.

Для заполнения табличной части документа следует использовать меню «Заполнить». Табличная часть будет заполнена платежными картами с выбранной схемой начисления на карты. Тип оплаты следует заполнить значением «Безналичные». После проведения документа будет заполнена графа «Операция Биллинга».

Для регулярного ежемесячного начисления средств на платежные карты надо настроить выполнение регламентного задания «Платежные карты: Автоплатежи на платежные карты» по расписанию — один раз в день («Администрирование» → «Обслуживание» → группа «Регламентные операции» → «Регламентные и фоновые задания»).

 

Для работы в «Кассир 5» с платежными картами необходимо опубликовать базу Торгового предприятия и настроить модуль логики «Биллинг платежных карт».

Так же следует проверить настройки «Кассир 5»:

• для реквизита «Выбирать платежную карту при оплате» («Режимы» → закладка «Кредит») должно быть задано значение «2.Платежная карта».

При необходимости следует добавить этот вид оплаты в справочник «Виды оплаты» («Дополнительные» → команда «Настройка вида оплат» → «+»).

• флаг «Использовать номер телефона как номер платежной карты» задавать не надо, т.к. в этом случае «Кассир 5» использует специальную форму с шаблоном для ввода номера карты.
• кнопка «Спец оплата» режима «Регистрация продаж» должна вызывать функцию «Вид оплаты №2» (Безналичными). Настройка кнопки «Спец оплата» приведена на странице «Как настроить кнопки "Оплата" и "Спец оплата"».

Что бы узнать баланс платежной карты на кассе следует выполнить пункт «Просмотр платежной карты» меню «Сервис» режима «Регистрация продаж» и указать номер платежной карты.

Примечание. Если на кассе операция «Просмотр платежной карты» выполняется часто, можно настроить список пунктов меню «Сервис» по своему усмотрению, либо заменить кнопку режима регистрации продаж на «Просмотр платежной карты».

Порядок оплаты по платежной карте в пункте питания

Сотрудник выбирает в пункте питания блюда из меню, например, «Обед для сотрудников» и говорит, что оплата будет платежной картой. Кассир пробивает выбранные блюда и для оплаты нажимает кнопку «Спец оплата». На экран выводится форма с активным видом оплаты «Платежная карта». В нашем примере «350 рублей».

Кассир нажимает кнопку «ОПЛАТА» и на экран выводится форма ввода номера карты. Сотрудник предприятия называет номер платежной карты, и с карты списывается стоимость обеда.

Когда на карте сотрудника останется денег меньше, чем стоимость обеда на кассу будет выведено сообщение.

В этом случае следует кассир использует комбинированную схему оплаты — часть средств оплачивается с платежной карты, часть – наличными.

Для контроля расходов по платежным картам могут быть использованы отчеты по «Биллингу платежных карт» («Финансы» → группа «Отчеты»). Например, «Биллинг платежных карт: Ведомость по карте».