Поступление товара, который является алкогольной продукцией, сопровождается как бумажной товарно-транспортной накладной от поставщика, так и информацией в электронном виде, которая загружается в системы через универсальный транспортный модуль (УТМ) из базы ЕГАИС. Дальнейшая работа с алкогольной и спиртосодержащей продукцией сопровождается передачей электронных документов в ЕГАИС. Для их создания и редактирования в разделе «ЕГАИС» используется группа команд «Документы ЕГАИС».

Для всех документов, связанных с алкогольным товаром, используется единая схема взаимодействия с системой ЕГАИС:

• формируется табличная часть документа;
• по кнопке «Отправить в ЕГАИС» создается XML-файл с документом, и он отправляется в ЕГАИС;
• ЕГАИС высылает на УТМ, через который отправлен документ, сообщение о том, что документ получен в ЕГАИС;
• после обработки документа в ЕГАИС система получает сообщение: документ утвержден в ЕГАИС, либо отклонен ЕГАИС из-за ошибок при заполнении документа;
• если документ отклонен ЕГАИС, его следует откорректировать и отправить в ЕГАИС заново.

В соответствии с этапом работы документу присваивается статус. В формах со списком документов могут быть выведены все документу, либо только документы с нужным критерием. Для этого в группе параметров «Быстрый отбор» формы со списком документов выбирается нужный критерий отбора. После задания нового критерия отбора в списке документов будут выведены только документы с этим критерием.
После снятия флага у критерия отбора список документов выводится без этого критерия.

Документы ЕГАИС отражают документооборот, который фиксируется в системе ЕГАИС. Влиять на даты таких документов сотрудники предприятия могут далеко не всегда, поэтому эти документы были исключены из функциональности контроля дат, и пользователь, при необходимости, может их редактировать. У некоторых документов дата создания может быть изменена автоматически, после получения ответа из ЕГАИС. Например, в документе «Остатки алкоголя по данным ЕГАИС».

Внимание. Если работа ведется в копии базы данных с включенным запретом на обмен с внешними системами, попытка формирования файлов для обмена с ЕГАИС будет заблокирована и на экран будет выведено сообщение:
Работа со всеми внешними ресурсами заблокирована для предотвращения конфликтов с основной информационной базой.

В документы ЕГАИС включены следующие общие элементы интерфейса:

• стандартные реквизиты формы со списком документов по работе с алкогольным товаром;
• закладка «Обмен данными с ЕГАИС»;
• закладка «Информация ЕГАИС »;
• закладка «Транспорт»;
• кнопка «Проверить ответы»;
• кнопка «Проверить ответ по разделам А/Б»;
• кнопка «Запросить номенклатуру в ЕГАИС»;
• кнопка «Запросить разделы А/Б».

В раздел «ЕГАИС» включены следующие документы.
Группа «Отражение в ЕГАИС операций товарного учета» содержит:

• документ «Поступление алкогольной продукции» — электронный вариант бумажной приходной накладной, который поставщик алкогольного товара отправляет продавцу через систему ЕГАИС;
• документ «Акт подтверждения от получателя (ЕГАИС)» — документ позволяет либо подтвердить, либо отклонить акт разногласия, полученный через ЕГАИС от получателя алкоголя;
• документ «Акт постановки алкоголя на баланс (ЕГАИС)» — документ позволяет записать в базу ЕГАИС остатки алкогольной и спиртосодержащей продукции, имеющиеся на складе торгового объекта (ввод первоначальных остатков алкоголя магазина в базу ЕГАИС), либо поставить на баланс излишки алкогольной продукции выявленные при инвентаризации алкоголя;
• документ «Открытие алкогольной тары» — документ позволяет зафиксировать в ЕГАИС открытие тары с разливным акцизным алкоголем и переслать в ЕГАИС алкогольный чек, либо создать документ «Расход/списание алкоголя через ЕГАИС» при открытии тары с не акцизным алкоголем;
• документ «Расход/Списание алкоголя через ЕГАИС» — документ предназначен для создания и регистрации в базе ЕГАИС:
  • фиксации в ЕГАИС розничной продажи пивоваренной продукции в городских поселениях;
  • фиксации в ЕГАИС розничной продажи алкогольной продукции в сельских поселениях;
  • расходной накладной на передачу алкогольной продукции другому юридическому лицу или другой торговой точке предприятия;
  • акта об утраченной (списанной) алкогольной продукции.

Группа «Инвентаризация» содержит один документ «Инвентаризация алкогольной продукции» — документ предназначен для фиксации реальных остатков алкогольной продукции в торговом предприятии;

Группа «Сервисные операции ЕГАИС» содержит:

• документ «Перемещение между регистрами ЕГАИС» — документ предназначен для перемещения алкогольных товаров между первым и вторым регистрами учета в ЕГАИС;
• документ «Запросы сверки движений по Разделу Б (ЕГАИС)»;
• документ «Запросы получения акцизных марок» — документ позволяет получить из ЕГАИС новую акцизную марку, взамен поврежденной, и распечатать её на принтере;
• документ «Запрос остатков по данным ЕГАИС» — документ позволяет получить отчет о количестве алкогольного товара в магазине по данным ЕГАИС;
• документ «Запрос остатков по акцизным маркам»;
• документ «Запросы движений между регистрами 1 и 2 по номенклатуре ЕГАИС»;
• документ «Акт фиксации акцизных марок в 3-м регистре».